Excelで連続データを入力するオートフィルの基本とは?

Excelは便利なんですけど、関数なんかは特に覚えにくいので困りますね。最近のExcelでは数式の中に「最近使用した関数」とか入っていますが、どれを最近使ったのかわからなくなります。

関数は使いだすと、いろいろ使いますしね。

覚えておいて損はない数式だけに、頭の中に完璧に覚えていたらいいんですが、なかなか覚えきれないので、こうしてブログに覚書として書くことにしました。

 

ちなみに今回は日付と曜日に関することです。第一弾ですのでうまく覚書として機能すればいいんですが。

ということで、はじめての人にも分かりやすく書けるように頑張ろう。

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オートフィル機能はExcelの基本

じゃあとりあえず日付を打ってみましょうか

はい、わかりました。

出来ました。これでいいんですよね。

セルに1個ずつ打つのは大変じゃないですか?

正直めんどうくさい。もっと簡単にできる方法あったらいいのに。

では、オートフィル機能を使ってみましょう。

オートフィル機能?何ですかそれは?

簡単に言うと連続したデータを打つときに使う機能のことです。

オートフィル機能はExcelを使ううえで知っておくとかなり便利な技です。確実に覚えておきましょう。方法自体はそこまで難しいものではありませんが、知っているのと知らないのでは雲泥の差が出てきます。

そして使えると少しカッコよく見えます。

同じ数字を連続で打つ

では、まずD4(日付2)のセルをクリックしてみましょう。そのセルの右下だけ黒い■が出てきます。その黒い■にカーソルを持っていくと黒い+になります。

なりました。

黒い+をドラッグしながら下に引っ張って離してみてください。

これがオートフィル機能です。

並んだ数字を連続で打つ

でもこれじゃ意味ないんじゃ。2がすごい並んでますけど。

では、今度は先ほどと同じ方法で、ドラッグするときにCtrlキーを押しながらやってみてください。

セルの下の方に「9」という数字が出てきたはずですので、マウスのドラッグしている手を話しましょう。

おーすげー便利。最初からCtrlキー押す方教えてくれたらいいのに・・・。

これがオートフィル機能です。簡単な機能ですが、知っておくと無駄な作業がはぶけますね。

やってしまいがちなミスとして、先にCtrlキーを離してしまうことがあります。先に離すのはドラッグしている方じゃないといけません。

連続データできるもの

基本的に連続データとして使用できるものは日付・曜日・干支などの次に続きそうなものです。

ただ、1.3などの飛び数などもオートフィル出来ます。

方法は、1.3と入力してあるセルの両方を範囲選択して黒い+をドラッグするのです。

この時、Ctrlキーを押さなければ、1.3.5.7となります。

Ctrlキーを押しながらだと、1.3.1.3.となります。

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連続データにならないものもある

何でもこれで出来るんですか。

 

いいえ、Excelもそこまで賢くはないのです。あくまで次に連続データが続くであろうものだけです。

つまり、「名前」やひらがな1文字などで「あ」と打ってオートフィル機能を使っても連続して打つことはできないのです。

まぁそりゃそうだよな。

とは言え、まったく方法がないわけでありません。

文字と数字の組み合わせで連続データになる

セルD4に(1A)と打ちました。先ほどの要領で黒い+をドラッグしてみてください。

連続したデータが打ち込めました。

このように、数字と文字を組み合わせることで連続データとしてオートフィルできるものもあります。

例えば、A-1とか1-Aとかですね。

例えば、1月とか1日とかってことですか。

そういうことです。

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ダブルクリックでオートフィル

 

今度はセルF4に(B1)と打ってみます。

横のセルに連続データがある状態でしか使えない技ですが

かなり便利です。

 

B1セルでオートフィルをする容量で+が表示されたらダブルクリックしてみてください。

おーすげー!かなり便利ですね。

知っておいて便利オートフィルですが、すべてがうまくいく機能ではありません。基本的には上下左右すべてオートフィル出来ますが、ダブルクリックのオートフィルは縦でしか使用できません。

また隣接した列にデータが入力されていないと使うことが出来ません。

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まとめ

膨大なデータの場合、ダブルクリックなどで出来たら便利なのにと思ってしまうこともありますね。

そうですね。とは言えオートフィルそのものが便利な機能であることはよくわかりました。

機能に慣れないうちは、Excelでいろいろ試してみることをお勧めします。

はい、次回の講義もよろしくお願いします。

Excelはおもに仕事で使うことが多いですが、家計簿をつくったり、家のライフプランなどをまとめるときや作成するときにも使います。

いろんなことができると楽しくなるので、いろんなことに試してみると面白いですね。