仕事ができない人がやっていないこと【テンプレート化してない】

どうも大福丸です。

仕事は放っておいたらどんどん増えていきます。

もちろん何もしないという選択肢もありますが、仕事で何もしないということを選択すると、何かを生み出すこともできませんし、リストラ候補になってしまいますよね。

仕事が出来る人と出来ない人の違いは、なんでも1から始めることです。

書類など最初から作ることもありますが、仕事ができる人になるためにはどうすれば時短できるかを考えることも必要になってきます。

テンプレ-ト仕事術 日常業務の75%を自動化する /東洋経済新報社/信太明

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仕事ができない人がやっていないこと【テンプレート化してない】

仕事が出来ない人は業務をテンプレート化できていません。

テンプレート化することの一番大きなメリットは時短です。

同じ内容でも作業スピードや作業にかかる時間が変わります。

テンプレート化することで、いろんな仕事に着手することもできますし、チャンスや成功をつかむ可能性も増えていきます。

出世して給料を増やしたいと考えている人や、時間がないと思っている人は絶対に必要なことです。

1から作業することはかっこよく見えるかもしれませんが、無駄な時間を過ごすことでもあるので、使えるものは何でも使うようにしましょう。

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作業スピードが遅くなる

テンプレート化しない仕事というのは作業スピードが遅いです。

例えば、企画書などや取引先へのメール文書などは以前送ったものなどをテンプレートとして活用することで、かけなくてもいい時間をはぶくことができます。

メール文書などでは、文面を少し変えることや送り先の名前やアドレスを変更することでメールを送ることが出来るのでレスポンスが早くなります。

レスポンスの速さは仕事において重要なことですし、いつまでたっても返事が来ないと思われることもありません。

仕事が出来ない人は1から考えて文書や書類などを作成することが多いですが、じぶんのパソコンなどでデータとして残しておくことで、別の機会にテンプレートとして使うことができます。

仕事を少しでも早くしようと思うならテンプレートを準備しておくことは必須です。

テンプレートの作り方

とは言え、最初は誰もテンプレートデータを持っていません。

ですが、どこからか送られてきた文書や書類などは持っているのではないでしょうか。

じぶんが持っているデータではなくても、別の人が作ったものを参考に作れば考えることなく、パソコンに打ち込むことが出来ます。

1度でも作ってしまえば、あなただけのテンプレートを作成することができます。

また、じぶんが何かをしようと思った時などでに作った書類などは消さずにとっておくと後で使うことが結構あります。

わたし自身も仕事のことでまとめていたデータがありましたが、ふとしたときに使用することがあったのでテンプレートを作ることはかなり時間短縮ができます。

じぶんなりのマニュアルを作ることでも業務の細分化ができるのテンプレートとして活用することが出来ます。

仕事をパターン化させることで、仕事での時間管理だけでなくプライベートも時間の使い方がうまくなります。

時短ができると人生が変わる

仕事が遅いことが悪いとは言いませんが、仕事ができるのと出来ないのとでは人生において得られるものが変わってきます。

仕事ができるようになると、チャンスも増えますし転職などでも有利です。

仕事が出来る人は重宝されてどこへ行っても働くことが出来ますが、仕事が出来ない人をわざわざ雇う人はいませんよね。

収入面でも仕事ができれば増えることもあります。

仕事をテンプレート化することで得られる最大のメリットは時間を短縮できるということです。

1日の時間は誰にでも同じだけ与えられていますが、どのように使うかは人それぞれです。

無駄に時間をかけるのではなく、さまざまなことに時間をかけれるようになれば年を重ねていくと大きな違いになります。

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まとめ

現代人は忙しいです。

仕事だけでなくプライベートでも選択の連続です。

仕事が少しでも早くできるようになればじぶんの時間を作ることが出来ます。

時間を完全に管理することはできませんし、時には時間がかかることもありますが、

書類作成などテンプレート化できるものはどんどんテンプレート化して時間短縮することは未来のじぶんへの投資になります。

テンプレ-ト仕事術 日常業務の75%を自動化する /東洋経済新報社/信太明