どうも大福丸です。
毎日仕事が予定通りに進まなくて早く帰れない。スケジュール管理がうまくいかない原因を知らないと定時退社はうまくいきません。時間を上手にコントロールしようとしても、予定通りにいくことはほとんどありません。予定通りにならないことを予測してスケジュール管理をする必要があります。
わたし自身も正しいスケジュール管理の方法を実行していくだけで定時退社できるようになりました。今回の記事を読むことで失敗しないスケジュール管理の方法を知ることができます。
正しいスケジュール管理方法を知ることで、いままで残業ばかりで、じぶんや家族の時間を持てなかった人にはゆっくり過ごす時間が増えます。
- 仕事が予定通り進まない理由
- スケジュール管理のコツ
仕事が予定通りに進まない理由
まずは仕事が予定通りに進まない理由を知っておきましょう。理由を知っておけば対処方法も考えることができます。
- 予定を入れすぎている
- スケジュールは変化する
- 優先順位を考えていない
- 仕事の能力が低い
- 業務過多になっている
周りの意見や要望に答えすぎてスケジュール調整がうまくいかない場合もありますが、じぶんの予定であれば、ある程度は調整できます。
予定を入れすぎている
予定が多いと一つひとつの仕事に割く時間は少なくなります。できる仕事には限りがあり、時間も有限です。
予定を入れすぎると、できるはずだったこともできなくなりますし、大切な仕事に着手もできません。じぶんができる範囲の業務で予定を入れないとできることは限られます。
スケジュールは変化する
スケジュールは流動的です。決まったスケジュールでいくこともありますが、思ったようにいかないことのほうが多いです。
そのため、スケジュールを管理しようと思っても、随時変更があると考えておく必要があります。未来は常に変化します。
優先順位を考えていない
物事を判断するときには優先順位を決めておく必要があります。優先順位がはっきりしないと、必要なことがわからなくなります。
優先すべきことから着手しないと期限が迫って焦りが生まれます。
仕事の能力が低い
あなた自身の能力が低いと、スケジュール以前の問題です。じぶんの能力を高めるために本を読んで知識を得ましょう。
経験が足りない場合も、スケジュール管理の見積もりに差が生まれるので経験を積んでいくことを意識しましょう。
業務過多になっている
どれだけ仕事ができる人でも、予定が多いとできることは限られます。仕事はひとりではなく複数で行うことがあります。抱え込まず協力をお願いしていかないと、予定通りにはいきません。じぶんが動ける状態をつくりつつ、その上で周りの予定なども調整しましょう。
スケジュール管理のメリット
人生は選択の連続です。選択肢が多いことはそれだけ判断に時間がかかります。スケジュール管理をすることで、ムダ時間を減らすことができます。
また、スケジュール管理する上でかかせないのが優先順位をつけること。優先順位があれば本当に必要なことに時間を使うことができます。
その他のメリットはこちら。
- 業務効率化
- 作業の明確化
- 残業の軽減
- プライベートに活かせる
- 優先順位を確認できる
- 進捗状況の確認
失敗しないスケジュール管理の方法
余裕を持ったスケジュール調整をします。
冒頭でも書いたように予定は変わります。どれだけ完璧なスケジュール管理をしていたとしても、じぶんの意図に反して変わります。
予定を詰め込みすぎると、余裕があるときはいいですが、余裕がなくなると混乱し失敗を誘発します。
やること・やらないことリストを作る
やること・やらないことリストを作りましょう。このときも予定を詰め込みすぎないことが重要です。予定が入ってきた順番にやっていくと本当に大事なことが後回しになってしまう場合があります。やったほうがいいこともありますが、必要なことのみにしましょう。
優先順位を作る
優先順位を決めると目的を明確化できます。目的を明確にすることで、何をすればいいかがわかります。優先順位を決めないと必要なことと、そうでないことの区別がつきません。
なにを一番にすればいいかわかっていれば、次の行動も決まります。
業務の効率化
優先順位がはっきりすると、業務もはかどります。仕事の早い人はじぶんの業務において優先順位を決めています。スケジュールを効率化することで常に最善の対応ができます。
トラブルが起こっても焦らない
予定は常に変わっていきます。そのため、優先順位がはっきりしていないと、トラブルが起きた際に混乱して、何から順番にすればいいのかわからなくなります。トラブルや焦りは混乱を招きミスを誘発します。
作業にかかる時間を明確にする
スケジュールは余裕をもたせた上で、作業工程の時間もある程度予想しておきましょう。時間通りにはいきませんが、時間を把握しておくことで次の予定も立てやすくなります。
今後増えるかも知れない予定もあるかもしれないので、時間管理も重要です。
バッファの管理
予定を立てるときは早めを選択して期限を決めましょう。やることを逆算して前倒しにしておかないとなにかトラブルが起こったときに対応できなくなってしまいます。
予定に選択肢があるなら一番最初の日程を選びましょう。仕事の全体像を把握したうえで、余裕のある時間を持つことをおすすめします。
マルチタスクはしない
一度にいろいろ仕事をしようと思っても、うまくはいきません。
マルチタスクは非効率でどちらも中途半端になる恐れがあるので、確実に１つずつ進めていきましょう。
関係者とコミュニケーションをとる
仕事は複数で行うこともあります。チームメンバーとある程度のコミュニケーションをとっておきましょう。友だちにならなくてもいいので、困ったときに頼みが聞いてもらえる関係づくりはしておきましょう。
スケジュール管理ツールの活用
スケジュールを管理するときに大事なことは予定を忘れない仕組みを作ることです。忙しくなると予定を忘れてしまうこともあります。
人と会う、何かをしたなどすべて記憶することはできません。だからこそ、忘れない仕組みづくりが重要です。
- 前日に翌日の予定を確認する時間を持つ
- 紙に書いて当日は紙を持っておく
- スマホのアラート機能を使う
- 誰でもわかるようにしておく
前日に予定を確認する時間を持つ
前日に翌日のことを考えましょう。無理やりでも時間を作ります。仕事であれば退社時間前です。10分くらいは予定を確認する時間を作り翌日の行動を確認しましょう。Excelでチェックリストを作っておくのもありです。忙しいからこそ、予定を確認する時間を持ちましょう。
紙に書いて当日には紙を持っておく
翌日の予定を確認するときは、紙に書きます。紙に書くことで記憶にも定着しやすくなり紙にも残ります。書いた紙は当日には肌身離さず持っておくことで、いつでも予定を確認できます。メモは正義。手帳に書いたり付箋などを使ってPCに貼っておくのもおすすめです。
アラート機能を使う
アプリなどを使用して、予定時刻前にアラームが鳴るようにセットしておけば忘れることも減ります。紙に書いて持ち歩いても、見なければ思い出すこともありません。念には念を入れるということで、アラームをセットしましょう。
誰でもわかるようにしておく
予定は誰にでもわかるようにしておくことも必要です。じぶんが対応すると思っていても、休んだ場合や急な予定で対応できない場合は別の人が対応することもあります。
予定はじぶんだけのものではなく、仕事においてはチームで行うこともあります。誰でも対応できるように机の上にメモを残しておくなど予定の共有は必要です。
アプリを使う
Googleカレンダーアプリを使うと予定管理もアラート機能はあるのでおすすめです。プライベートでも仕事でも使えますし、共有しておくことで社内の予定共有も可能です。
まとめ
仕事をいつも予定通りにこなすことは難しいです。予定通りにいかないからこそ、うまくいくような仕組みづくりが必要になります。
